Datenschutzerklärung

Informationen gemäß Art. 13 DSGVO · Stand 31.05.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Anwendung ist:

First Class Professional GmbH
Sportallee 74
22335 Hamburg
Deutschland
Telefon: +49 40 23767080
E-Mail: kontakt@fc-p.de

Vertreten durch die Geschäftsführung: Sven Schlüsselburg, Amir Nalbandian.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung der internen Tankbeleg-Anwendung TankCheck verarbeiten wir folgende Daten Ihrer Mitarbeitenden:

2.1 Stammdaten

• Name, Vorname, Benutzername (i. d. R. E-Mail-Adresse)
• Rolle und Berechtigungen
• Zuordnung zu Fahrzeugen
• Telefon- und E-Mail-Kontakt (optional)

2.2 Nutzungsdaten

• Anmeldezeitpunkt und -anzahl (für Sicherheitsprotokolle)
• Erfasste Tankbelege (Betrag, Datum, Liter, Kraftstoff, Tankstelle) und Belegbilder
• Kilometerstände und Fahrzeug-Zuordnungen
• Audit-Log aller Änderungen (Wer, Wann, Was)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO sowie ggf. § 26 BDSG (Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis).

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer wenn:

• Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• dies gesetzlich vorgeschrieben ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
• die Weitergabe zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Eingesetzte Dienstleister (z. B. Hosting) sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

4. Cookies & lokale Speicherung

Die Anwendung verwendet keine Tracking-Cookies. Im Browser-localStorage werden ausschließlich technisch notwendige Daten abgelegt:

• Authentifizierungs-Token (tagesgültig)
• UI-Einstellungen
• E-Mail-Cache für „Angemeldet bleiben"

Diese Daten werden weder an Server Dritter übertragen noch zu Marketingzwecken verwendet.

4.1 Texterkennung (OCR)

Die Erkennung von Belegdaten aus hochgeladenen Belegbildern erfolgt ausschließlich lokal auf dem eigenen Server (Tesseract OCR). Es werden hierfür KEINE externen Dienste oder Cloud-APIs aufgerufen.

4.2 Keine externen Drittanbieter im Frontend

Die in der Anwendung verwendeten Schriftarten, Icons und JavaScript-Bibliotheken werden vom eigenen Server tankcheck.professional-dynamics.de ausgeliefert. Ihre IP-Adresse und Browser-Kennung werden beim Laden der Anwendung nicht an Dritte übermittelt.

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Anwendung werden vom Hosting-Provider automatisch folgende Informationen in Server-Logs erfasst:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und HTTP-Statuscode
• Browser-Kennung (User-Agent)

Die Logs werden ausschließlich für IT-Sicherheit, Fehleranalyse und nach max. [30] Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Bitte richten Sie Anfragen an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.

7. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Landesdatenschutzbehörde des Bundeslandes, in dem die First Class Professional GmbH ihren Sitz hat.

8. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt via TLS/HTTPS. Passwörter werden ausschließlich gehasht gespeichert. Der Server befindet sich in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland (Hetzner).

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden, um neuen rechtlichen Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /datenschutz.php abrufbar.